Geschäftsordnung des VHÖ
Geschäftsordnung des Verbandes der Hörakustiker Österreichs – VHÖ
Rev. A / 2012 04 19
Inhaltsverzeichnis:
Zweck
Abkürzungen
Gender-Hinweis
1. Aufgaben des Präsidenten
2. Aufgaben des Schriftführers
3. Aufgaben des Kassiers
4. Vergütungen
4.1 Vergütung für Vorstandstätigkeiten
4.2 Vergütung für die Organisation von Veranstaltungen
4.3 Vergütung für Reisen von Vorstandsmitglieder
4.4 Vergütung für Vortragende im Rahmen von VHÖ-Fortbildungsveranstaltungen
4.5 Ausgelagerte Tätigkeiten
4.6 Reisespesenvergütung
4.6.1 Reisespesenvergütung für Vorstandsmitglieder
4.6.2 Reisespesenvergütung für Vortragende im Rahmen von VHÖ-Fortbildungsveranstaltungen
5. Mitgliedsbeitrag - Zahlungsziele, Mahnfristen und weitere Vorgangsweise
6. Vorstandssitzungen
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Zweck:
Die Geschäftsordnung des Verbandes der Hörakustiker Österreichs - VHÖ beschreibt bzw. regelt alle
administrativ - organisatorischen Vorgänge des Verbandes, sofern diese nicht schon durch die Statuten
geregelt sind.Diese Geschäftsordnung gilt verpflichtend für alle Mitarbeiter des "Verbandes der
Hörakustiker Österreichs – VHÖ".
Die Geschäftsordnung kann jederzeit durch einen Vorstandsbeschluss mit 2/3 Mehrheit geändert werden.
Abkürzungen
GO – Geschäftsordnung
GV – Generalversammlung
MB – Mitgliedsbeitrag
VHÖ – Verband der Hörakustiker Österreichs - VHÖ
VS – Vorstandssitzung
Gender-Hinweis
Im Sinne einer besseren Lesbarkeit des Textes wurde gelegentlich nur die männliche oder weibliche
Form von Personen bezogenen Hauptwörtern gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung
des jeweils anderen Geschlechts.
1. Aufgaben des Präsidenten
Der Präsident erfüllt alle in den Statuten formulierte und ggf. von der GV erstellte Aufgaben
(Statuten §11 und §12).
Weiters nimmt er die Vertretung der Interessen der Mitglieder in den beruflichen nationalen und
internationalen Gremien wahr.
2. Aufgaben des Schriftführers
Der Schriftführer wickelt neben den in den Statuten (§12) beschriebenen Aufgaben den den normalen
Vereinsablauf betreffenden ein- und ausgehenden Schriftverkehr ab. Dazu gehört z.B. die Verteilung und
Verfolgung oder Erledigung des Email- oder Posteingangs an den VHÖ und das Erstellen und Aussenden
der Mitgliedsbeitragsvorschreibungen oder von Protokollen oder Informationen des Vorstandes an die
Mitglieder.
Zusätzliche Aktivitäten, z.B. für Seminare (Erstellung von Einladungen, Rechnungen und
Seminarbestätigungen, etc.) gehören nicht zu den statutengemäßen Aufgaben des Schriftführers.
Dafür können besondere Aufwendungen beschlossen werden (Statuten §11).
3. Aufgaben des Kassiers
Der Kassier wickelt alle finanziellen Transaktionen des VHÖ im Auftrag und in Abstimmung mit dem
Vorstand ab. Er berichtet bei jeder Vorstandssitzung und auf Anfrage über die finanzielle Situation
(Kontostand, offene Forderungen und Verbindlichkeiten).
Da der VHÖ weder über Bargeld noch über eine Handkassa verfügt, werden alle Zahlungen
ausschließlich über das Bankkonto des VHÖ abgewickelt.
Tätigkeiten im Detail:
Der Kassier erhält die Kontoauszüge von der Bank sowie eingehende Rechnungen. Er entscheidet über
die Anerkennung von Forderungen und Rechnungen nach vorheriger Genehmigung durch den Vorstand
(auf Grund von Kostenvoranschlägen oder Vereinbarungen), wenn diese nicht übliche Verbandsgeschäfte
betreffen und/oder einen Kostenrahmen von € 200 pro Rechnung übersteigen.
Weiters veranlasst er fristgerecht Zahlungen im online banking - Verfahren oder mittels Zahlscheinen für
alle Verbindlichkeiten. Periodisch, aber zumindest zum Jahresabschluss, zur Generalversammlung und
für Kassenkontrollen erstellt er aus dem Buchungsprogramm ein Kassabuch und eine Buchungs- sowie
eine Saldenliste.
Er beobachtet die finanzielle Situation des VHÖ, veranlasst in Abstimmung mit dem Vorstand eine
steuerliche Beratung und ggf. eine Steuererklärung an die Finanzbehörde, gibt dem Vorstand
Empfehlungen zu finanziellen Beschlüssen und präsentiert der Generalversammlung die finanzielle
Situation des VHÖ.
Darüber hinaus gehende Tätigkeiten, wie z.B. das Verbuchen von Rechnungen und Ablegen von Belegen
gehören nicht zu den statutengemäßen Aufgaben des Schriftführers. Dafür können besondere
Aufwendungen beschlossen werden (Statuten §11).
4. Vergütungen
4.1 Vergütung für Vorstandstätigkeiten
Der Vorstand agiert grundsätzlich ehrenamtlich. D.h. alle Vorstandsmitglieder und speziell die unter den
Punkten 1 bis 3 aufgeführten Personen erhalten für die in diesen Punkten beschriebenen Tätigkeiten
weder ein Honorar noch sonstige finanzielle oder materielle Entschädigungen.
4.2 Vergütung für die Organisation von Veranstaltungen
Organisieren Vorstandsmitglieder Veranstaltungen, die über die gewöhnlichen, in den Punkten 1 bis 3
beschriebenen Tätigkeiten hinausgehen, so können dafür auf Beschluss des Vorstandes Vergütungen in
Form von Organisationshonoraren vereinbart werden.
4.3 Vergütung für Reisen von Vorstandsmitglieder
Besuchen Vorstandsmitglieder entsprechend ihrem Auftrag auf Beschluss des Vorstandes
Besprechungen, Sitzungen oder andere Veranstaltungen im In- oder Ausland, so erfolgt das im Sinne
ihrer gewöhnlichen Vorstandstätigkeit ausschließlich ehrenamtlich.
Etwaige Reisespesen können wie unter 4.6.1 beschrieben übernommen werden.
4.4 Vergütung für Vortragende im Rahmen von VHÖ-Fortbildungsveranstaltungen
Die Honorare für Vortragende, Referenten und Trainer richten sich nach den Gepflogenheiten der
Branche (speziell EUHA) für derartige Leistungen.
Die Honorare für besondere Vortragsthemen mit professionellen bzw. branchenfremden Vortragenden
(z.B. Unternehmensberater, selbständige Trainer) richten sich nach den Marktpreisen und sind vom
Vorstand vorab zu genehmigen.
Die Auszahlung der vereinbarten Honorare wird durch Honorarnoten belegt. Für Vortragende aus dem
Ausland sind Honorarnoten entsprechend dem Doppelbesteuerungsabkommen auszustellen.
Bezüglich Reisespesen siehe Punkt 4.6.2.
4.5 Ausgelagerte Tätigkeiten
Können Tätigkeiten der gewöhnlichen Vereinsführung aus personellen Gründen nicht durch
ehrenamtlich agierende Vorstands- oder VHÖ-Mitglieder ausgeführt werden, so können diese
Tätigkeiten auf Beschluss des Vorstandes auch auf Honorarbasis an dritte Personen ausgelagert werden.
Dabei ist das Gebot der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu beachten.
Ausgelagerte Tätigkeiten können z.B. sein: erstellen von Drucksachen, sofern dies die statutengemäßen
Aufgaben des Schriftführers übersteigt; Buchhaltung und Steuerfragen, sofern dies die statutengemäßen
Aufgaben des Kassiers übersteigt bzw. finanzrechtliche notwendig ist; erstellen und warten der
Internetseite vhoe.at und des online-Organisationssystems.
4.6 Reisespesenvergütung
4.6.1 Reisespesenvergütung für Vorstandsmitglieder
Besuchen Vorstandsmitglieder entsprechend ihrem Auftrag Besprechungen, Sitzungen oder andere
Veranstaltungen im In- oder Ausland, so werden die Reisespesen (Transportkosten und Nächtigung) vom
VHÖ übernommen. Dabei gilt für Bahnfahrten die 2. Klasse, für Flüge der günstigste verfügbare
Economy-Tarif und für KfZ-Fahrten das amtliche km-Geld.
Die Reise ist nach dem Gebot der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit zu planen.
Die Reisespesenübernahme ist vor der Reise auf Basis einer Kostenschätzung durch den Vorstand zu
genehmigen.
4.6.2 Reisespesenvergütung für Vortragende im Rahmen von
VHÖ-Fortbildungsveranstaltungen
Reisespesen von Vortragenden, Referenten und Trainern werden je nach Vereinbarung pauschal vergütet
oder entsprechend einer Reisekostenabrechnung mit entsprechenden Belegen bezahlt. Auch bei diesen
Personen gilt das Gebot der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit.
5. Mitgliedsbeitrag - Zahlungsziele, Mahnfristen und weitere Vorgangsweise
Die Vorschreibung des jährlichen Mitgliedsbeitrags erfolgt im ersten Quartal des Kalenderjahres per
Brief durch den Schriftführer. Treten Mitglieder dem VHÖ im Laufe eines Kalenderjahres bei, so kann
der MB auch aliquot für die restlichen Quartale des Kalenderjahres vorgeschrieben werden.
Als Zahlungsziel für die Bezahlung des MB gelten zwei Monate ab Ausstellung der MB-Vorschreibung.
Weiters wurde im Rahmen der VS am 30.01.2012 in Linz beschlossen:
Ist der MB nicht innerhalb von drei Monaten ab Vorschreibung bezahlt, so ist dem Mitglied eine
Zahlungserinnerung per Brief zu senden.
Sechs Monate nach Vorschreibung (= drei Monate ab Mahnung) ist mit dem Mitglied in Abstimmung
mit dem Vorstand individuell Kontakt aufzunehmen.
Neun Monate nach Vorschreibung (= weitere drei Monate ab individueller Kontaktaufnahme) ist das
Mitglied letztmalig per Einschreibebrief zur Zahlung des offenen MB innerhalb eines Monats
aufzufordern, andernfalls laut Statuten (§6) der Ausschluss vom VHÖ erfolgt.
6. Vorstandssitzungen
VS müssen den Statuten entsprechend ausgeschrieben werden. Um effektiv, ressourcenschonend und
zeitgemäß agieren zu können, ist es möglich und erwünscht VS auch dezentral per Telefonkonferenz
oder internetbasierender Videokonferenz (Webkonferenz, Skype-Meeting, o.ä.) durchzuführen, sofern
alle Teilnehmer die technischen Voraussetzungen dazu haben.
Sind für VS oder die GV Räumlichkeiten anzumieten, so ist der Vorstand verpflichtet den Tagungsort
nach dem Gebot der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit auszuwählen.